Logiciel de gestion pour un EHPAD
En 2025, 3 601 établissements employeurs d’hébergement médicalisé pour personnes âgées figurent dans le champ privé du régime général en France. Ils comptent 201 572 salariés, soit 55,98 par établissement.
Urssaf, effectifs au 31 décembre 2025. Données extraites le 12 octobre 2026.
Avec 55,98 salariés par établissement privé observé, le logiciel concerne accueil, gestion et équipes de soins. Séparez le dossier administratif et le dossier de soins, avec des droits propres à chacun et une information commune sur les admissions et mouvements.
Hébergement médicalisé pour personnes âgées du secteur privé ; le code APE ne distingue pas à lui seul tous les statuts EHPAD.
Quelle taille pour les établissements de ce métier ?
| Année | Établissements employeurs | Salariés au 31 décembre |
|---|---|---|
| 2015 | 3 509 | 176 018 |
| 2020 | 3 595 | 189 830 |
| 2025 | 3 601 | 201 572 |
Les établissements évoluent de +2,62 % depuis 2015. Le code APE couvre l’hébergement médicalisé pour personnes âgées du secteur privé, au-delà d’une liste précise d’EHPAD. La moyenne salariale aide à préparer les accès ; elle ne donne pas la capacité d’accueil.
Évolution des établissements 2015–2025 : +2,62 %.
Codes APE retenus : 8710A.
Le champ statistique et les calculs sont détaillés dans la méthode du comparatif par métier.
Quels départements comptent le plus d’établissements ?
| Département | Établissements employeurs |
|---|---|
| Bouches-du-Rhône (13) | 137 |
| Loire-Atlantique (44) | 134 |
| Gironde (33) | 124 |
| Rhône (69) | 111 |
| Nord (59) | 103 |
Bouches-du-Rhône arrive en tête avec 137 établissements. Pour un groupe, conservez admissions, chambres et factures par établissement. Définissez les informations nécessaires à la direction : une vue consolidée doit respecter les droits sur les dossiers individuels.
Quels modules tester en priorité ?
Ces priorités partent des usages du métier et des données ci-dessus. Choisissez les fonctions à activer selon votre organisation et les personnes qui les utiliseront.
Admissions et contrats de séjour
Créez un dossier dès la demande d’admission, puis distinguez les pièces attendues, les accords obtenus et l’entrée effective. Le contrat de séjour doit rester lié à sa version signée. Faites rechercher un dossier incomplet. Gardez l’historique des changements de chambre ou de représentant.
À approfondir : Module commercial.
Facturation des séjours
Reliez les périodes de présence, prestations et destinataires au dossier administratif. Testez une entrée en cours de période et une absence, avec les règles que vous appliquez. Le gestionnaire doit expliquer les montants et corrections. Faites distinguer les prestations selon leur traitement fiscal plutôt que d’appliquer une règle unique au résident.
À approfondir : Tableaux de bord et pilotage.
Planning des équipes
Organisez les affectations par unité et fonction, en gardant les remplacements visibles. Avec 55,98 salariés par établissement en moyenne, le nombre de profils peut dépasser celui des personnes chargées de la facturation. Demandez qui peut consulter, proposer ou valider un changement de planning, et comment une absence se répercute sur les affectations déjà prévues.
À approfondir : Gestion administrative et RH.
Dossiers et droits d’accès
Définissez des accès distincts aux coordonnées, pièces administratives et données de santé. Faites ouvrir le même dossier par une personne de l’accueil puis par un professionnel autorisé. Vérifiez la journalisation des accès et les modalités de récupération des documents. Pour un hébergement externalisé de données de santé, examinez le périmètre de certification HDS de l’hébergeur.
À approfondir : Modules et fonctionnalités.
Quelles obligations intégrer au dossier ?
Réception des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026 pour les entreprises assujetties établies en France. Émission et e-reporting au 1er septembre 2027 pour les PME et microentreprises concernées ; grandes entreprises et ETI depuis septembre 2026.
Application : Réception lorsque le fournisseur est tenu d’émettre ; émission pour les opérations B2B domestiques entrant dans le champ de la réforme. Une association non assujettie n’est pas concernée. Calendrier DGFiP de la réforme.
Les opérations exonérées de TVA par les articles 261 à 261 E du CGI sont dispensées d’émission électronique et de e-reporting. L’achat professionnel peut rester soumis à la réception de factures électroniques.
Application : L’exonération dépend de l’opération et du statut fiscal ; elle ne découle pas du seul code APE. CGI, articles 261 à 261 E.
En cas d’externalisation numérique de données personnelles de santé recueillies pour des soins ou un suivi médico-social, choisir un hébergeur certifié HDS dans le champ prévu par la loi.
Application : Hébergement pour le compte du producteur des données ou du patient ; ne signifie pas que tout logiciel de gestion doit être certifié HDS. Code de la santé publique, article L.1111-8.
Tenir un registre pour les traitements réguliers de données personnelles. Même sous 250 salariés, les traitements non occasionnels, à risque ou portant sur des données sensibles doivent y figurer.
Application : Responsables de traitement et sous-traitants ; données des clients, adhérents, usagers ou équipes. RGPD, article 30.
Rejouer une admission, un mouvement et une facture
Préparez un dossier fictif avec une demande d’admission, une pièce manquante et un contrat signé. Faites créer le résident, affecter une chambre et fixer la date d’entrée. L’accueil doit retrouver les étapes administratives, tandis que les autres équipes consultent uniquement les informations nécessaires à leur mission. Vérifiez aussi le traitement de deux homonymes et la recherche par établissement.
Ajoutez une absence et un changement de chambre. Demandez de produire la facture avec vos propres règles de séjour, puis de retrouver chaque élément à l’origine du montant. Faites corriger une prestation et contrôler la trace de correction. Un proche qui appelle la gestion ne doit pas obliger celle-ci à consulter des observations médicales pour répondre à une question de facturation.
Terminez par le départ du résident, l’export des pièces administratives et la désactivation d’un accès salarié. Demandez quels documents sont récupérables, dans quels formats et par qui. Vérifiez les connexions avec le dossier de soins que vous souhaitez conserver. Faites préciser le partage des responsabilités entre l’éditeur, l’hébergeur et votre établissement avant de comparer les offres.
Pour départager les offres, utilisez aussi la grille de comparaison des logiciels et les critères pour PME et TPE.
Quels logiciels spécialisés examiner ?
- NETSoins (Orisha Socialcare) : Dossier du résident NETSoins et suite NETContact, NETPlanning, NETFactu présentés par Orisha Socialcare ; examiner les liens entre soins et gestion.
Périmètres présentés par les éditeurs, consultés le 12 octobre 2026. Faites confirmer les fonctions incluses, la reprise des données et les accès nécessaires à votre activité.
Questions fréquentes
Comment choisir son logiciel médical ?
Pour un EHPAD, comparez d’abord les usages de l’accueil, de la gestion et des équipes de soins. Le dossier administratif et le dossier médical réclament des droits distincts. Faites rejouer une admission et un mouvement par ces différents profils. Vérifiez ensuite les connexions, l’hébergement des données de santé et les possibilités de récupération des dossiers.
C'est quoi le logiciel NETSoins ?
NETSoins est une solution présentée par Orisha Socialcare consacrée au dossier du résident dans les établissements médico-sociaux. Examinez les fonctions présentées avec les équipes concernées. Pour la gestion de votre EHPAD, faites préciser les liens avec admissions, facturation et planning, afin de garder un parcours cohérent entre les outils administratifs et le dossier de soins.
Comment se connecter à NETSoins ?
Utilisez l’accès fourni et validé par votre établissement, avec votre compte personnel et les droits associés à votre fonction. Demandez au responsable du système les modalités d’accès distant. Lors du choix du logiciel, testez l’arrivée et le départ d’un salarié, la récupération d’un accès et la limitation des dossiers consultables selon le profil.
Comparer les besoins d’autres métiers
La crèche partage les présences, contrats et factures liés à l’accueil. Le cabinet médical met le dossier patient et les accès au centre du logiciel. Comparez ces usages pour séparer administration du séjour et suivi des soins.
Décrire votre activité et vos modules utiles
Indiquez votre métier, vos usages actuels, les personnes qui saisiront les données et le dossier à faire rejouer. Ces éléments permettent de cibler les solutions à examiner.
Décrire mon besoin de logicielSources : Urssaf : comptes nationaux 2015/2020/2025 · Urssaf : départements 2025 · licence ODbL 1.0 · Calendrier DGFiP de la réforme · CGI, articles 261 à 261 E · Code de la santé publique, article L.1111-8 · RGPD, article 30. Urssaf Caisse nationale, extraction le 12 octobre 2026 ; règles vérifiées le 12 octobre 2026.